Przygotowanie do audytu NCBR warto zacząć od sprawdzenia dokumentacji konkretnego programu. Audyt zewnętrzny, przegląd rozliczenia i kontrola instytucji to różne działania. Sam fakt finansowania projektu przez NCBR nie oznacza jednakowego obowiązku audytu dla każdego instrumentu.
Najpierw ustal wymagania projektu
Sprawdź umowę, regulamin konkursu, przewodnik kwalifikowalności i aktualne wyjaśnienia instytucji. Ustal zakres, etap i cel planowanego badania. Jeśli wymagany jest raport w określonym formacie, przekaż ten wymóg przed wyborem wykonawcy.
Problemy, które warto sprawdzić przed audytem
Brak powiązania kosztu z zadaniem
Faktura sama nie wyjaśnia jeszcze, do czego wykorzystano zakup w projekcie. Połącz ją z umową, odbiorem, uzasadnieniem i właściwą pozycją budżetu.
Niespójność ewidencji i sprawozdań
Uzgodnij zestawienie wydatków z księgami, płatnościami i wnioskami o płatność. Różnice opisz, zamiast pozostawiać ich interpretację osobie weryfikującej.
Niepełna dokumentacja wyboru wykonawcy
Uporządkuj szacowanie wartości, zapytania, oferty, ocenę i umowę. Ustal, jakie zasady zamówień miały zastosowanie do danej pozycji. Zachowaj dowody zmian umowy i uzasadnienia decyzji.
Zmiany bez czytelnej ścieżki akceptacji
Przy zmianach kosztorysu, personelu i harmonogramu dołącz korespondencję, zgody i aneksy, jeżeli były wymagane. Pokaż chronologię decyzji.
Jak przygotować zespół?
Wyznacz koordynatora i osoby odpowiedzialne za finanse, kadry, zakupy oraz część merytoryczną. Uzgodnij listę dokumentów, terminy wyjaśnień i bezpieczny kanał wymiany danych. Audytor powinien otrzymać dowody pozwalające odtworzyć przebieg zdarzeń.
Co daje przegląd przed kontrolą?
Pomaga wykryć braki i przygotować wyjaśnienia. Nie gwarantuje akceptacji kosztów przez instytucję finansującą ani nie zastępuje jej kontroli. Zakres wynika z uzgodnionych kryteriów i dokumentacji projektu.
Źródło do sprawdzenia zasad właściwego instrumentu: Narodowe Centrum Badań i Rozwoju.
Poznaj ofertę audytu NCBR. W zapytaniu podaj program, budżet, etap i termin: formularz kontaktowy lub biuro@synergia-pro.eu.
