Przygotowanie do audytu projektu zacznij od ustalenia celu badania i właściwych kryteriów. Innego zestawu dowodów może wymagać umowa NCN, NCBR, PFRON, ABM lub program Horyzont Europa. Poniższa lista pomaga uporządkować pracę, ale nie zastępuje wymagań konkretnego projektu.
Krok 1. Sprawdź umowę i wymagania audytu
Zbierz umowę, aneksy, regulamin, wytyczne i zatwierdzony budżet. Ustal obowiązek, zakres i termin audytu oraz wymagane kwalifikacje wykonawcy. Sprawdź, czy instytucja określiła wzór raportu lub sposób przekazania wyników.
Krok 2. Uzgodnij wydatki z ewidencją
Przygotuj zestawienie kosztów powiązane z dokumentami źródłowymi, płatnościami i sprawozdaniami. Opisz rozbieżności. Dla każdej pozycji powinno być możliwe prześledzenie drogi od zdarzenia do zadeklarowanej kwoty.
Krok 3. Uporządkuj dowody realizacji
- Dokumentacja finansowa: faktury, rachunki, umowy i płatności.
- Personel: podstawy zaangażowania i wymagane rozliczenia pracy.
- Zakupy: szacowanie wartości, wybór wykonawcy, umowa i odbiór.
- Zadania i wskaźniki: dowody wykonania działań i osiągnięcia rezultatów.
- Zmiany: zgody, aneksy i korespondencja z instytucją finansującą.
Krok 4. Wyznacz osoby do wyjaśnień
Koordynator powinien znać lokalizację dokumentów i osoby odpowiedzialne za finanse, kadry, zamówienia oraz część merytoryczną. Uzgodnij terminy odpowiedzi. Sprawdź podział ról podczas audytu.
Krok 5. Ustal bezpieczny dostęp do dokumentów
Przygotuj uporządkowane foldery i spójne nazwy plików. Uzgodnij z audytorem zakres dostępu oraz sposób przekazywania materiałów. Dokumentów uczestników, danych płacowych i innych poufnych informacji nie dołączaj do pierwszego formularza zapytania o ofertę.
Krok 6. Zaplanuj pracę po raporcie
Po omówieniu ustaleń określ odpowiedzialność i terminy wdrożenia zaleceń. Oddziel wyjaśnienia już potwierdzone dokumentami od spraw wymagających dalszych działań. Audyt nie jest gwarancją akceptacji rozliczenia przez instytucję finansującą.
Poradniki według programu
Audyt NCN · Audyt NCBR · Audyt PFRON · Audyt Horyzont i projektów europejskich.
Poznaj ofertę Synergia-Pro Audyt. Podaj program, budżet, etap i termin przez formularz kontaktowy lub biuro@synergia-pro.eu.
