Audyt NCN wymaga uporządkowania dokumentacji finansowej i merytorycznej projektu badawczego. Zanim wyznaczysz termin badania, ustal właściwy konkurs, zasady finansowania i wytyczne audytu. Dokumenty z różnych lat nie zawsze przewidują te same wymagania.
Od czego zacząć przygotowanie do audytu NCN?
Zbierz umowę o realizację i finansowanie projektu, aneksy, zaakceptowany wniosek, kosztorys oraz raporty. Sprawdź datę ogłoszenia konkursu. NCN publikuje odrębne zasady dla poszczególnych grup konkursów; na stronie instytucji wskazano także wytyczne dotyczące konkursów ogłoszonych od 17 marca 2025 r.
Źródło: NCN — audyt zewnętrzny projektów. Obowiązek, termin i wymagania wobec wykonawcy trzeba odnieść do konkretnego projektu.
Lista dokumentów do uzgodnienia z audytorem
- Ewidencja księgowa projektu i zestawienie wydatków powiązane z raportami.
- Faktury, rachunki, umowy, protokoły odbioru i potwierdzenia płatności.
- Dokumentacja wynagrodzeń i zaangażowania personelu wymagana zasadami projektu.
- Dokumentacja zakupów i wyboru wykonawców.
- Zgody na zmiany, aneksy oraz korespondencja wyjaśniająca odstępstwa.
- Dowody wykonania zadań i uzyskania rezultatów.
Jak ułatwić weryfikację kosztów?
Nadaj pozycjom zestawienia identyfikatory i powiąż je z dokumentami źródłowymi. Dla każdej pozycji powinno być możliwe ustalenie, czego dotyczy wydatek, kiedy został poniesiony i jak ujęto go w rozliczeniu. Rozbieżności między ewidencją a raportem wyjaśnij przed rozpoczęciem badania.
Kto odpowiada na pytania?
Wyznacz koordynatora po stronie jednostki. W zależności od zakresu potrzebne będą wyjaśnienia kierownika projektu, księgowości, kadr i osób obsługujących zakupy. Nie muszą uczestniczyć w każdym spotkaniu, ale powinny być dostępne w uzgodnionych terminach.
Zapytaj o audyt NCN
Podaj nazwę konkursu, budżet, etap realizacji i oczekiwany termin. Sprawdź ofertę audytu NCN i NCBR lub prześlij zapytanie na biuro@synergia-pro.eu.