Audyt PFRON warto poprzedzić uporządkowaniem dokumentacji zadania i uzgodnieniem zakresu badania. Punktem odniesienia są warunki właściwego konkursu, umowa, budżet i zasady rozliczenia. Sprawdź je, zanim przyjmiesz założenia z innego projektu.
Jak przygotować dokumentację do audytu PFRON?
Zacznij od zestawienia działań i kosztów. Dla każdej pozycji wskaż zadanie, kategorię budżetową, dokument źródłowy, datę płatności i miejsce ujęcia w sprawozdaniu. Taka ścieżka ułatwia wyjaśnienie, dlaczego wydatek dotyczy projektu.
Lista dokumentów do uzgodnienia
- Umowa, aneksy, zaakceptowany wniosek i kosztorys.
- Sprawozdania, zestawienia kosztów i ewidencja księgowa.
- Faktury, umowy, rachunki, dowody płatności i protokoły odbioru.
- Dokumentacja personelu i wykonanych usług.
- Dowody przeprowadzenia działań oraz osiągnięcia wskaźników.
- Dokumenty wyboru dostawców i wykonawców, jeśli są wymagane.
- Korespondencja i zgody dotyczące zmian.
Wskaźniki muszą mieć potwierdzenie
Sprawdź, jak umowa definiuje uczestnika, usługę lub rezultat. Dane w sprawozdaniu powinny wynikać z dokumentów, a sposób ich liczenia powinien być powtarzalny. Wyjaśnij różnice pomiędzy zestawieniami i unikaj podwójnego liczenia tych samych działań.
Dane uczestników przekazuj bezpiecznie
Dokumentacja może zawierać dane osobowe, w tym informacje wymagające szczególnej ochrony. Uzgodnij zakres i sposób dostępu z audytorem. Do pierwszego zapytania o wycenę nie dołączaj list uczestników ani dokumentacji medycznej.
Jak zaplanować badanie?
Wyznacz koordynatora po stronie organizacji. Zapewnij dostępność księgowości, osób prowadzących działania i personelu odpowiedzialnego za wskaźniki. Uzgodnij termin przekazania dokumentów, wyjaśnień i raportu. Obowiązek audytu oraz wymagania wobec wykonawcy wynikają z dokumentacji właściwego zadania.
Zapytaj o audyt projektu PFRON
Podaj nazwę konkursu, wartość zadania, okres realizacji i oczekiwany termin. Poznaj zakres audytu PFRON i ABM lub skontaktuj się z Synergia-Pro Audyt: biuro@synergia-pro.eu.
