Audyt projektu Komisji Europejskiej wymaga odniesienia rozliczenia do właściwej umowy grantowej. W programie Horyzont Europa ważne jest ustalenie modelu finansowania, kategorii kosztów i dokumentów wymaganych od danego beneficjenta. Nie należy przenosić zasad z innego programu bez ich sprawdzenia.
Audyt Horyzont Europa — ustal cel zlecenia
Najpierw rozróżnij wewnętrzny przegląd dokumentacji, przygotowanie do kontroli oraz wymagane świadectwo sprawozdania finansowego, czyli Certificate on the Financial Statements (CFS). To różne zadania, z odrębnymi kryteriami i wymaganiami wobec wykonawcy.
Jeżeli umowa wymaga CFS, sprawdź warunki jego złożenia i kwalifikacje osoby podpisującej dokument. Punktem odniesienia są Grant Agreement, Data Sheet i aktualne dokumenty programu w EU Funding & Tenders Portal — Reference Documents.
Jaką dokumentację przygotować?
- Umowę grantową, aneksy, opis działań i budżet.
- Raporty finansowe i merytoryczne oraz korespondencję dotyczącą zmian.
- Ewidencję kosztów i dokumenty źródłowe właściwe dla modelu finansowania.
- Umowy, dokumentację pracy personelu i sposób obliczania kosztów.
- Dowody zakupów, usług i podwykonawstwa, jeżeli dotyczą projektu.
- Potwierdzenia wykonania zadań i osiągnięcia rezultatów.
Koszty rzeczywiste i ryczałt — dlaczego to rozróżnienie ma znaczenie?
Zakres dowodów powinien wynikać z przyjętego modelu finansowania. W projektach opartych na kosztach rzeczywistych istotna jest ścieżka od dokumentu do zadeklarowanej kwoty. W modelach ryczałtowych trzeba sprawdzić wymagania dotyczące wykonania działań i warunków płatności. Nie zakładaj, że jeden zestaw dokumentów wystarczy w każdej umowie.
Jak uniknąć problemów organizacyjnych?
Uzgodnij język i format raportu, dostępność osób odpowiedzialnych oraz bezpieczny sposób przekazania dokumentów. Przy projektach partnerskich ustal, które dowody przechowuje beneficjent, a które pozostają u innych uczestników. Wyjaśnienia powinny pozwalać odtworzyć decyzje i obliczenia.
Zapytaj o zakres audytu projektu europejskiego
Podaj program, model finansowania, swoją rolę w projekcie i oczekiwany rodzaj dokumentu końcowego. Przed przyjęciem zlecenia weryfikujemy wymagania dotyczące badania i zespołu. Poznaj ofertę audytu Horyzont i funduszy europejskich lub wyślij zapytanie na biuro@synergia-pro.eu.
