W audycie projektu powinni uczestniczyć przedstawiciele obszarów objętych badaniem. Nie oznacza to obecności całego zespołu na każdym spotkaniu. Ważniejsze są jasny podział odpowiedzialności, dostęp do dowodów i możliwość uzyskania wyjaśnień.
Koordynator po stronie beneficjenta
Uzgadnia harmonogram, zbiera dokumenty i kieruje pytania do odpowiednich osób. Prowadzi zestawienie braków i wyjaśnień oraz pilnuje terminów. Warto wyznaczyć również zastępstwo.
Kierownik projektu i zespół merytoryczny
Wyjaśniają przebieg zadań, osiągnięte rezultaty i zmiany harmonogramu. Wskazują dokumenty potwierdzające wykonanie prac oraz ich powiązanie z wydatkami. Powinni potrafić wyjaśnić rozbieżności między planem a realizacją.
Księgowość, kadry i zamówienia
- Księgowość uzgadnia ewidencję, dokumenty źródłowe, płatności i sprawozdania.
- Kadry lub płace wyjaśniają podstawę zatrudnienia, rozliczenia wynagrodzeń i dokumentację personelu.
- Osoby odpowiedzialne za zakupy przedstawiają szacowanie wartości, wybór wykonawcy, umowy i odbiory.
Zakres udziału zależy od badanych pozycji i zasad projektu. Kwestie wymagające wiedzy technicznej warto skierować do osoby, która zna dany zakup lub rezultat.
Rola kierownictwa jednostki i audytora
Kierownictwo zapewnia organizacyjne warunki badania i podejmuje decyzje dotyczące zaleceń. Audytor planuje czynności, dobiera dowody i dokumentuje ustalenia według uzgodnionych kryteriów. Wymagania dotyczące niezależności i kwalifikacji wykonawcy trzeba sprawdzić w dokumentacji programu.
Jak zorganizować komunikację?
Przed rozpoczęciem audytu uzgodnij listę kontaktów, terminy wyjaśnień i bezpieczny kanał wymiany dokumentów. Przygotuj jeden rejestr pytań, aby nie przesyłać sprzecznych odpowiedzi. Rozróżniaj ustalenia potwierdzone dokumentami od kwestii wymagających sprawdzenia.
Sprawdź listę przygotowań do audytu projektu i zakres naszych usług. W sprawie zlecenia napisz do Synergia-Pro Audyt: biuro@synergia-pro.eu.
